أتمتة المستندات واستخراج البيانات بالذكاء الاصطناعي: من الورق إلى الأنظمة

ما زالت كثير من الإدارات تقضي ساعات طويلة في نقل البيانات من المستندات إلى الأنظمة: موظف يقرأ فاتورة مورد ويكتب أرقامها في النظام المحاسبي، وآخر يراجع طلبات العملاء ويدخل بياناتها يدويًا. هذا العمل متكرر ومرهق، والأخطاء فيه شائعة. ويشرح هذا المقال كيف يساعد الذكاء الاصطناعي في أتمتة هذه المهام، وما الذي يلزم لتنجح الأتمتة دون أن تنقل الأخطاء إلى الأنظمة بسرعة أكبر.

1. مراحل أتمتة المستندات من الاستلام إلى النظام

لا تقتصر أتمتة المستندات على قراءة النص من الصورة، بل هي سلسلة مراحل يعتمد بعضها على بعض. فالمستند يصل من البريد الإلكتروني أو الماسح الضوئي أو بوابة الموردين، ثم يمر بخطوات متتابعة قبل أن تصل بياناته إلى المكان الصحيح. وفهم هذه المراحل يساعد الإدارة على تحديد موضع الخلل عندما لا تكون النتائج مرضية، بدل الحكم على المشروع كله بالفشل، فقد تكون المشكلة في جودة المسح الضوئي لا في نموذج الاستخراج نفسه. وتتلخص المراحل الرئيسة في الآتي:

• التصنيف: تحديد نوع المستند، هل هو فاتورة أم أمر شراء أم عقد أم هوية.
• الاستخراج: التقاط الحقول المطلوبة، كاسم المورد والتاريخ والمبلغ وأرقام البنود.
• التحقق: مقارنة القيم المستخرجة بقواعد العمل وبالبيانات الموجودة في الأنظمة.
• المراجعة: عرض الحالات غير المؤكدة على موظف ليصححها أو يعتمدها.
• الترحيل: إرسال البيانات المعتمدة إلى النظام المحاسبي أو نظام إدارة العلاقات أو الأرشيف.

2. التقنيات المستخدمة: من التعرف الضوئي إلى النماذج اللغوية

اعتمدت الأتمتة التقليدية على التعرف الضوئي على الحروف مع قوالب ثابتة تحدد موضع كل حقل في الصفحة. وهذا الأسلوب ينجح عندما يكون شكل المستند ثابتًا، لكنه يتعثر كلما غيّر المورد تصميم فاتورته. أما الأساليب الأحدث فتجمع بين التعرف الضوئي ونماذج تفهم بنية المستند ومعناه، فتستطيع التعرف على حقل «إجمالي المبلغ» أينما وقع في الصفحة وبأي صياغة كُتب.

مثال توضيحي: لنفترض أن إدارة مشتريات تتعامل مع موردين كثيرين، لكل منهم تصميم مختلف لفاتورته. في الأسلوب القديم يحتاج كل تصميم جديد إلى قالب يُعد يدويًا، أما مع النماذج الأحدث فيستخرج النظام الحقول الأساسية من التصاميم الجديدة مباشرة، ويبقى على الفريق مراجعة الحالات التي يشير النظام إلى انخفاض ثقته فيها. ويبقى التحدي قائمًا مع الخط اليدوي العربي والمستندات الممسوحة بجودة منخفضة.

3. اختيار المستندات المناسبة للبدء

ليس كل مستند مرشحًا جيدًا للمرحلة الأولى. فالنجاح المبكر يأتي من نوع واحد كثير التكرار، واضح الحقول، يعرف الفريق قواعد التحقق منه جيدًا. ومن المهم أيضًا أن تراجع الجهة ما أصبح يصلها أصلًا بصيغة منظمة، فمع تطبيق الفوترة الإلكترونية التي تشرف عليها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك صار جزء من الفواتير يصدر بصيغة إلكترونية قابلة للقراءة الآلية، وقد يكون تكامل الأنظمة أنسب له من الاستخراج من الصور. ومن معايير الاختيار:

• حجم التكرار: كلما زاد عدد المستندات من النوع نفسه زادت الفائدة من أتمتته.
• ثبات الحقول: المستندات ذات الحقول المعروفة أسهل من النصوص الحرة الطويلة.
• وضوح قواعد التحقق: وجود ما يمكن مقارنة القيم به، كأوامر الشراء أو سجلات الموردين.
• أثر الخطأ: البدء بمستندات يمكن اكتشاف أخطائها وتصحيحها قبل أن تترتب عليها آثار مالية.

4. التحقق البشري ومستويات الثقة

لا يوجد نظام استخراج يخلو من الأخطاء، والسؤال الحقيقي هو كيف تُكتشف قبل أن تصل إلى الأنظمة. ولهذا تعتمد الحلول الجيدة على درجة ثقة لكل حقل مستخرج، فتمرر الحقول عالية الثقة مباشرة، وتعرض ما دون ذلك على موظف. وتُضاف إلى ذلك قواعد عمل تكشف التناقضات، كأن يختلف مجموع البنود عن الإجمالي المذكور، أو يرد تاريخ الفاتورة بعد تاريخ استلامها، أو يتكرر رقم فاتورة سبق ترحيلها.

مثال توضيحي: لنفترض أن قسم حسابات الموردين يستقبل فاتورة يقرأ النظام مبلغها بثقة عالية، لكن رقم أمر الشراء المذكور فيها لا يطابق أي أمر مسجل. هنا يوقف النظام الترحيل ويعرض الفاتورة على المحاسب مع إبراز الحقل المشكوك فيه، فيكتشف أن المورد أخطأ في الرقم. ومع الوقت تفيد تصحيحات الموظفين في تحسين النظام، وتتقلص الحالات التي تحتاج إلى مراجعة دون أن تختفي.

5. التكامل مع الأنظمة وحماية البيانات

قيمة الاستخراج لا تتحقق إلا عندما تصل البيانات إلى النظام الذي يُستخدم فعليًا، دون أن يعيد موظف كتابتها. لذلك يجب التخطيط للتكامل منذ البداية: أي نظام يستقبل البيانات، وبأي صيغة، وماذا يحدث عند رفض السجل. كما تتضمن مستندات كثيرة بيانات شخصية أو مالية حساسة، كالهويات والعقود وكشوف الحسابات، مما يستدعي التعامل معها وفق نظام حماية البيانات الشخصية. ومن النقاط التي تستحق الانتباه:

• موقع المعالجة: معرفة أين تُعالج المستندات وتُخزن، وما إذا كان ذلك يتوافق مع سياسات الجهة.
• صلاحيات الوصول: تقييد الاطلاع على المستندات الحساسة بمن يحتاج إليها.
• سجل التدقيق: توثيق من راجع كل مستند وما عدّله ومتى.
• مدة الاحتفاظ: تحديد متى تُحذف النسخ المؤقتة بعد ترحيل البيانات.

الخلاصة

أتمتة المستندات واستخراج البيانات من أوضح استخدامات الذكاء الاصطناعي قيمة في الأعمال اليومية، لأنها تستهدف عملًا متكررًا يعرفه الجميع ويشكو منه الجميع. لكن نجاحها يعتمد على فهم مراحلها كاملة، واختيار نوع مستند مناسب للبداية، وتصميم مراجعة بشرية للحالات غير المؤكدة، وتكامل حقيقي مع الأنظمة، وحماية صارمة للبيانات الحساسة. ابدأ بنوع واحد من المستندات، وقِس الوقت والأخطاء قبل الأتمتة وبعدها، ثم وسّع النطاق تدريجيًا إلى أنواع أخرى. وبهذا يتحول وقت الفريق من إدخال البيانات إلى تحليلها ومعالجة الاستثناءات التي تحتاج فعلًا إلى خبرته.