نقل ملكية حسابات التواصل الاجتماعي: قائمة تسليم عند تغيير الوكالة

عند نقل ملكية حسابات التواصل الاجتماعي من وكالة أو فريق إلى آخر، تحقق من ستة بنود: حصر كل الحسابات، ونقل الملكية الإدارية والصلاحيات إلى الشركة، وتسليم الحسابات الإعلانية ووسائل الدفع، واستلام الأصول الإبداعية، وتصدير البيانات والتقارير، ثم إغلاق وصول الطرف السابق. وأي بند يُهمل قد يترك حسابًا كاملًا خارج سيطرة الشركة.

فيما يلي قائمة التسليم بندًا بندًا، لتستخدمها عند إنهاء التعاقد أو تغيير الفريق الداخلي.

1. لماذا يحتاج نقل ملكية حسابات التواصل الاجتماعي إلى قائمة مكتوبة؟

لأن الحسابات تتراكم مع الوقت في أماكن لا يتذكرها أحد، ولأن المسؤول عنها قد يغادر قبل أن يشرح ما يعرفه. والقائمة المكتوبة تحوّل التسليم من محادثة ودية إلى إجراء يمكن التحقق منه.

كثير من الشركات تكتشف بعد انتهاء العقد أن صفحة فرعية أُنشئت ببريد موظف في الوكالة، أو أن حسابًا إعلانيًا مسجل باسم الوكالة لا باسم الشركة، أو أن ملفات التصاميم الأصلية لم تُسلَّم قط. ولا يعني ذلك سوء نية بالضرورة، بل غياب الترتيب منذ البداية. لذلك يفيد أن يكون بند التسليم جزءًا من العقد نفسه، يحدد ما يُسلَّم ومتى وبأي صيغة، وأن تُستخدم القائمة نفسها عند بدء التعاقد للتأكد من أن الملكية في يد الشركة من اليوم الأول.

2. حصر الحسابات والصفحات

ابدأ بجرد كامل لكل حضور للشركة على المنصات، بما في ذلك الحسابات القديمة غير النشطة، لأن الحساب المهجور قد يُستغل لاحقًا أو يُخلط بينه وبين الحساب الرسمي.

• قائمة الحسابات: اسم كل حساب ورابطه والمنصة والغرض منه وحالته.
• البريد والجوال المسجلان: هل يتبعان الشركة أم أشخاصًا في الوكالة؟
• الحسابات الفرعية: حسابات الفروع أو المنتجات أو الحملات المؤقتة.
• حالة التوثيق: أي الحسابات موثقة وباسم من قُدّم طلب التوثيق، وفق ما في دليل توثيق حسابات الشركات على مواقع التواصل.
• الحسابات المتشابهة: أي حساب يحمل اسم الشركة ولا يعرفه أحد، فقد يكون انتحالًا يستدعي اكتشاف انتحال حساب الشركة والتعامل معه.

3. كيف تنقل الملكية الإدارية والصلاحيات؟

الهدف أن تكون الشركة هي المالك الإداري الأعلى لكل حساب، وأن يكون الطرف الخارجي شريكًا بصلاحيات محددة يمكن سحبها، لا العكس.

• المالك الإداري: نقل صفة المسؤول الأعلى إلى حساب مؤسسي تملكه الشركة، لا إلى موظف بعينه.
• حسابات الأعمال: التأكد من أن مدير الأعمال في كل منصة مسجل باسم الشركة، وأن الصفحات والحسابات مضافة إليه بوصفها أصولًا مملوكة.
• مسؤولان على الأقل: شخصان من الشركة بصلاحية كاملة، حتى لا يتوقف كل شيء بغياب أحدهما.
• التحقق الثنائي: تفعيله من جديد على أجهزة الفريق المستلم، وإزالة أرقام الطرف السابق ووسائل الاسترداد التابعة له.
• كلمات المرور: تغيير كل كلمة مرور استُخدمت مشتركة، وحفظها في أداة إدارة كلمات مرور تملكها الشركة.

4. ماذا تستلم من الحسابات الإعلانية ووسائل الدفع؟

تُعامل الحسابات الإعلانية بعناية خاصة، لأنها تحمل تاريخ الأداء والجماهير المبنية، وترتبط بوسائل دفع قد تكون باسم الوكالة.

• ملكية الحساب الإعلاني: هل هو مملوك للشركة أم للوكالة ومشارك معها فقط؟ إن كان للوكالة فاتفق على طريقة نقل البيانات أو إنشاء حساب جديد قبل إيقاف القديم.
• وسائل الدفع: إزالة بطاقات الوكالة وإضافة وسيلة دفع الشركة، ومراجعة أي مبالغ مستحقة.
• أدوات التتبع: البكسلات وأكواد التحويل ومن يملك الوصول إليها، والتأكد أنها ما زالت تعمل في الموقع.
• الجماهير المحفوظة: قوائم الجماهير المخصصة والمشابهة، وهل ستبقى متاحة بعد التسليم.
• الحملات النشطة: قرار مكتوب بشأن كل حملة: تستمر أم تتوقف، ومن يتابعها خلال فترة الانتقال.

5. ما الأصول الإبداعية التي يجب استلامها؟

استلم الملفات الأصلية القابلة للتعديل لا النسخ النهائية فقط، وتأكد من حقوق استخدام كل عنصر بعد انتهاء العقد.

• ملفات التصميم المفتوحة: القوالب والتصاميم بصيغها الأصلية التي يمكن تعديلها.
• دليل الهوية: الألوان والخطوط وقواعد استخدام الشعار وقوالب المنشورات.
• الصور والمقاطع الخام: مواد التصوير الأصلية، لا المقاطع المنشورة وحدها.
• التراخيص: الخطوط والموسيقى والصور المشتراة من مكتبات خارجية، وباسم من رُخّصت، وهل يشمل الترخيص استمرار استخدامها.
• موافقات الظهور: موافقات الأشخاص الذين ظهروا في المحتوى، لأن الشركة ستظل مسؤولة عن المنشور بعد انتهاء العقد.

6. البيانات والتقارير وسجل العمل

اطلب تصدير ما يلزم لاستمرار العمل دون انقطاع، فالفريق الجديد يحتاج إلى معرفة ما جُرّب وما نجح بدل أن يبدأ من الصفر.

• التقارير الدورية: تقارير الأداء السابقة بصيغة قابلة للتحليل لا صورًا فقط.
• تقويم المحتوى: المنشورات المجدولة والأفكار المعتمدة التي لم تُنشر بعد.
• سجل الرسائل والردود الجاهزة: الأسئلة المتكررة وإجاباتها المعتمدة.
• ملاحظات الأزمات: أي شكوى أو موقف حساس جرت معالجته ويحتاج الفريق إلى معرفته.
• بيانات العملاء: أي بيانات جُمعت من النماذج أو الرسائل تُسلَّم بطريقة آمنة ثم تُحذف من أنظمة الطرف السابق، اتساقًا مع نظام حماية البيانات الشخصية.

7. إغلاق وصول الطرف السابق والتحقق

بعد اكتمال التسليم، أزل كل صلاحية للطرف السابق، ثم تحقق بنفسك من أن الإزالة تمت فعلًا في كل منصة.

مثال توضيحي: لنفترض أن شركة أنهت تعاقدها مع وكالة بعد سنوات من العمل. يحدد الفريقان موعدًا للتسليم يجلسان فيه معًا ويمران على القائمة بندًا بندًا، ويفتح المستلم كل حساب بنفسه ويتأكد من صلاحياته قبل توقيع محضر الاستلام. ثم تُزال صلاحيات الوكالة من مدير الأعمال والحسابات الإعلانية وأدوات الجدولة والتحليل، وتُسحب من أي تطبيقات خارجية مربوطة بالحسابات. وبعد أيام من الإغلاق، يراجع الفريق قائمة المستخدمين في كل منصة مرة أخرى، للتأكد من عدم بقاء مستخدم منسي أو تطبيق قديم ما زال يملك صلاحية النشر.

الخلاصة

نقل الحسابات إجراء تنظيمي قبل أن يكون تقنيًا: جرد كامل، وملكية إدارية في يد الشركة، واستلام للحسابات الإعلانية والأصول والبيانات، ثم إغلاق موثق لوصول الطرف السابق. احفظ القائمة بعد استخدامها وأرفقها بالعقد القادم، واطلب من أي وكالة جديدة أن تعمل بصلاحيات شريك على أصول تملكها الشركة. فبهذا يصبح أي تغيير مستقبلي في الفريق خطوة إدارية عادية، لا مخاطرة بفقدان سنوات من الجمهور والمحتوى. وراجع القائمة نفسها مرة كل عام حتى في غياب أي تغيير، فالمراجعة الدورية تكشف الصلاحيات المنسية قبل أن تتحول إلى مشكلة.